Er is één moment waarop je nog helder kunt nadenken over wat je nodig hebt en dat is voordat je de eerste demo hebt gezien. Daarna ben je besmet. Je hebt een functie gezien die je nooit had bedacht, je vindt hem prachtig en vanaf dat moment staat hij ongemerkt op je lijst. Zes weken later kies je een pakket vanwege iets dat je nooit gaat gebruiken.
Daarom eerst schrijven, dan kijken. Reken op een half uur voor de eerste versie en een uur voor een goede.
Begin bij de deelnemer, niet bij de functies
Schrijf in gewone zinnen op wat er van begin tot eind gebeurt. Iemand hoort van je aanbod, meldt zich aan, betaalt of wordt toegevoegd, krijgt toegang, doorloopt het programma, rondt af, krijgt iets mee. Beschrijf per stap wat er precies gebeurt en wie er iets moet doen.
Dat levert vanzelf de echte eisen op. "Na afronding krijgt de deelnemer een certificaat met een uniek nummer dat zijn werkgever kan controleren" is een eis waarop je een leverancier kunt afrekenen. "Certificaten" is dat niet.
Doe hetzelfde voor jezelf. Hoe voeg je een deelnemer toe, hoe pas je een les aan die al loopt, hoe zie je wie is vastgelopen, hoe stuur je iemand een bericht. Dat zijn de handelingen die je honderden keren gaat doen en juist die worden in een demo zelden getoond.
Verdeel in moet, wil en leuk
Zet achter elke regel een letter.
M van moet. Zonder dit werkt het niet en gaat de aankoop niet door. Wees streng: als je er drie weken omheen kunt werken, is het geen M.
W van wil. Belangrijk, maar er is een omweg. Deze regels bepalen welke van twee geschikte pakketten je kiest.
L van leuk. Alles waarvan je in een demo dacht "handig". Deze mogen nooit doorslaggevend zijn.
De meeste lijsten hebben na deze oefening vier tot acht M-regels. Meer dan twaalf betekent dat je iets als M hebt genoteerd wat eigenlijk een W is, of dat je vraag zo bijzonder is dat je in de richting van maatwerk kijkt.
Zeven vragen die op elke lijst horen
Waar mensen op vastlopen is bijna altijd hetzelfde en het staat zelden op hun eerste lijst.
- Hoeveel deelnemers, over twee jaar? Neem je eigen schatting en verdubbel die. Op dat getal reken je het prijsmodel door, want dat is waar een keuze duur wordt. Zie wat een leerplatform kost.
- Wie beheert het? Niet wie het uitkiest, maar wie er over acht maanden op een dinsdagmiddag mee bezig is.
- Wat moet er aan het eind uit komen? Niets, een deelnamebewijs, een toets die telt, of iets dat een register erkent. Dit onderscheid schrapt de meeste opties. Zie certificaten en toetsen.
- Wie int het geld? Jij, een opdrachtgever op factuur, of niemand omdat het intern is.
- Welke koppelingen gebruik je binnen een jaar echt? Niet welke er mogelijk zijn. Zie de koppelingen die je nodig hebt.
- Wat ziet de deelnemer? Jouw domein, jouw logo, jouw e-mailadres, of dat van een ander. Zie eigen domein en huisstijl.
- Hoe kom je er weer uit? Welke export krijg je, van welke gegevens, in welk formaat en wat kost dat. Dit is de vraag die het vaakst wordt overgeslagen en het duurst uitpakt.
Schrijf ook op wat je niet nodig hebt
Dit is de helft van het werk en hij wordt bijna altijd vergeten. Zet expliciet op papier: geen community, geen live sessies, geen app, geen puntensysteem, geen meertaligheid. Wat je opschrijft als niet nodig, kan je later niet meer als argument gebruiken om iets duurders te kiezen.
Het helpt ook in het gesprek. Als een verkoper begint over een functie die op je niet-lijst staat, kun je vriendelijk zeggen dat je die niet gaat gebruiken en dat je hem dus ook niet wilt betalen.
Toets de lijst aan de werkelijkheid
Loop de lijst langs met iemand die het straks moet uitvoeren. Niet met iemand die het leuk vindt om erover mee te denken, maar met degene die de deelnemers gaat toevoegen en de vragen gaat beantwoorden. Die persoon schrapt meestal twee regels en voegt er één toe die niemand had bedacht.
Test hem daarna aan een echt geval. Neem de laatste groep die je hebt begeleid en loop met de lijst in de hand na of het zo gewerkt zou hebben. Waar je aarzelt, ontbreekt een regel.
Wat je met de lijst doet
Je stuurt hem mee met elke offerteaanvraag, in plaats van te vragen wat iets kost. Vraag om per regel drie antwoorden: zit erin, kan met extra werk, kan niet. En vraag bij "zit erin" om te laten zien waar.
Dan valt op wat er zonder lijst niet zou opvallen: wie op alle twintig regels ja zegt, heeft de lijst niet gelezen. De rest van de vragen die je in dat gesprek stelt, staat in vragen aan een leverancier. Wil je de lijst niet zelf verzinnen, doorloop dan de keuzehulp en print de uitkomst.