Je vindt op deze site geen prijslijst van aanbieders. Dat is een bewuste keuze: prijzen veranderen, pakketten worden hernoemd en wat op een prijspagina staat is zelden wat je uiteindelijk betaalt. Een lijst die twee maanden oud is, is misleidend.
Wat wel houdbaar is, is het inzicht in hoe de prijs is opgebouwd. Als je de vier modellen kent en weet welke posten er standaard buiten vallen, kun je elke aanbieding zelf beoordelen, ook over drie jaar.
De vier prijsmodellen
Een vast bedrag per maand of per jaar. Je betaalt hetzelfde, ongeacht hoeveel mensen erin zitten. Voorspelbaar en prettig als je groeit. Let op de grenzen die eraan hangen, want die zijn er bijna altijd: een maximum aan opslagruimte, aan cursussen, aan beheerders of aan bandbreedte voor video.
Een bedrag per gebruiker. Gebruikelijk bij systemen voor bedrijven. Dit is het model waarbij de rekening even hard groeit als je succes. Cruciaal is hoe een gebruiker wordt geteld: iedereen met een account, iedereen die deze maand heeft ingelogd, of iedereen aan wie een cursus is toegewezen. Dat verschil kan een factor drie zijn. Laat de definitie in het contract zetten.
Een deel van je omzet. Je betaalt een percentage van elke verkoop, soms bovenop een maandbedrag. Aantrekkelijk als je klein begint, want je betaalt alleen als je verdient. Vanaf een bepaald punt is dit de duurste vorm die er is. Reken uit bij welke omzet het kantelt en of dat percentage daalt naarmate je groeit.
Eenmalig bouwen, daarna onderhoud. Bij maatwerk of bij een omgeving op je eigen website. Het bouwbedrag is zichtbaar, het onderhoud niet altijd. Vraag naar een onderhoudsbedrag per jaar en niet naar een uurtarief, want een uurtarief zegt niets over hoeveel uren het worden.
De posten die er standaard buiten vallen
Bij vrijwel elke aanbieding zitten deze niet in de genoemde prijs.
- Het inrichten. Het opzetten van de omgeving, het overzetten van bestaand materiaal, het instellen van je huisstijl.
- Koppelingen. Vooral single sign-on en een koppeling met een personeelssysteem. Zie de koppelingen die je nodig hebt.
- Transactiekosten. Als er via het platform wordt betaald, gaat er per transactie iets af. Dat staat los van het abonnement.
- Video. Opslag en het uitleveren van video is de zwaarste post die er is. Soms zit er een limiet aan, soms is het een aparte dienst.
- Extra beheerders. Bij sommige pakketten betaal je per persoon die kan inloggen aan de beheerkant.
- Ondersteuning met een reactietijd. Gewone hulp zit erin, een garantie op een reactietermijn vaak niet.
- Je eigen uren. De grootste post en de enige die op geen enkele offerte staat.
Reken het door op drie jaar
Vergelijk nooit maandbedragen. Reken een aanbieding door over drie jaar, met drie scenario's: het gaat zoals gepland, het gaat half zo goed en het gaat twee keer zo goed.
Dat laatste scenario is het belangrijkste, want daar gaat het mis. Een prijs per gebruiker of een percentage van je omzet voelt goedkoop bij vijftig deelnemers en is dat niet meer bij vijfhonderd. Neem je eigen schatting, verdubbel die en kijk wat er dan gebeurt. Als een leverancier op die vraag geen concreet antwoord geeft, weet je genoeg.
Neem in de som ook je eigen tijd mee, tegen een reëel tarief. Een pakket dat vijftig euro per maand goedkoper is en je twee uur per maand extra kost, is duurder.
Waar je kunt bezuinigen zonder spijt
Begin in het laagste pakket dat aan je harde eisen voldoet. Opschalen kan altijd en het is beter om over te stappen omdat het goed gaat dan omdat je iets betaalt wat je niet gebruikt.
Betaal per maand tot je zeker weet dat het werkt. Jaarcontracten zijn goedkoper, maar pas nadat je met echte deelnemers hebt gedraaid. De korting van een jaarcontract weegt niet op tegen een jaar vastzitten aan het verkeerde systeem.
Schrap functies die je in het eerste jaar niet gebruikt. Een community, een app, meertaligheid. Die kun je er later bij nemen. Wat je nu niet gebruikt, ga je ook niet leren gebruiken.
Waar je beter niet bezuinigt
Op de export van je gegevens, op ondersteuning als je zelf niet technisch bent en op de proefperiode. Een gratis pakket waar je niet uit kunt exporteren, is duurder dan het lijkt. Wat er verder in de kleine lettertjes kan staan, vind je in de kosten die je pas later ziet en in wat een verkeerde keuze kost.
Welk prijsmodel bij jouw aantallen past, hangt vooral af van hoeveel deelnemers je verwacht en wie er betaalt. Die twee vragen zitten in de keuzehulp.