De grootste kostenpost bij een verkeerd gekozen leerplatform is niet het abonnement. Dat kun je opzeggen. De rekening zit in het jaar dat je erop hebt gewacht, in de deelnemers die het niet afmaakten en in het werk dat je opnieuw moet doen.
Hieronder de vijf vormen die je in de praktijk tegenkomt, van vervelend naar duur.
1. Het werk dat je opnieuw doet
Je hebt twaalf lessen opgebouwd in de beheeromgeving van een systeem. Teksten getypt, video's ingevoegd, opdrachten gemaakt, alles in de juiste volgorde gezet. Bij een overstap komt daarvan hooguit de video mee. De structuur zit in het systeem en niet in een bestand dat je meeneemt.
Dat is de reden om je bronmateriaal buiten het platform te bewaren. Je scripts, teksten, werkbladen en video's horen in je eigen map te staan, met het platform als plek waar het wordt getoond. Wie dat vanaf dag één doet, verandert een verhuizing van weken werk in dagen werk.
2. De deelnemers die afhaken
Dit is de duurste post en de minst zichtbare, want je krijgt er geen factuur voor. Als inloggen omslachtig is, als de bevestigingsmail in de spam belandt, als de video op een telefoon niet start, dan haken mensen af. Ze klagen niet, ze komen niet terug en ze vertellen het aan anderen.
Reken het eens door: bij honderd deelnemers per jaar en een programma van een paar honderd euro is een tiende die afhaakt al meer waard dan het verschil tussen het goedkoopste en het duurste abonnement dat je overwoog.
3. De maandelijkse rekening in uren
Een systeem dat net niet past, kost elke week een handeling. Deelnemers handmatig toevoegen omdat de koppeling ontbreekt. Certificaten los versturen. Elke maand een export naar de boekhouding tikken.
Twee uur per week is honderd uur per jaar. Dat is meer dan het prijsverschil tussen vrijwel elke twee pakketten in deze markt. Reken je eigen tijd daarom mee in de vergelijking, tegen een tarief dat je ook aan een klant zou rekenen. Zie wat een leerplatform kost.
4. Het uitstel
De verraderlijkste. Je hebt iets gekozen dat te zwaar is voor wat je doet en nu voelt elke aanpassing als een project. Dus wacht je met die tweede cursus. Je stelt de herziening uit. Het gaat niet stuk, het gaat alleen niet vooruit.
Dat is een omzetprobleem dat er niet uitziet als een systeemprobleem. Het signaal om op te letten: als je merkt dat je iets liever niet aanpast omdat je niet weet wat er dan gebeurt, dan is het systeem te ingewikkeld voor de mensen die ermee werken.
5. Vastzitten
Het contract loopt nog achttien maanden. Je exporteert je deelnemers en krijgt een bestand zonder resultaten. Je video's staan bij een dienst waar je niet meer bij kunt. Je certificaten hebben nummers die alleen in dat systeem te controleren zijn.
Dit is waarom de exportvraag belangrijker is dan bijna elke functie op je lijst. Zolang je eruit kunt, is elke verkeerde keuze tijdelijk. Zodra je er niet uit kunt, is hij permanent.
Vier momenten waarop bijsturen nog goedkoop is
Voordat je kijkt. Schrijf je eisen op voordat je de eerste demo ziet. Dit is de goedkoopste correctie die er bestaat en hij kost een half uur.
In de proefperiode. Draai je eigen cursus met vijf echte deelnemers. Niet met voorbeeldmateriaal en niet met collega's die weten hoe het werkt. Vraag die vijf achteraf waar ze twijfelden.
Bij de eerste factuur. Klopt hij met wat je dacht? Zo niet, dan is dat nu een gesprek en over twee jaar een probleem.
Bij de verlenging. Zet een herinnering een maand voor de opzegdatum. Loop dan drie vragen langs: gebruik ik wat ik betaal, kost het me nog steeds handwerk en kan ik er nog uit?
Wat een goede keuze eigenlijk is
Niet het systeem met de meeste functies en ook niet het goedkoopste. Het is het systeem dat past bij wie het beheert, bij wat er aan het eind uit moet komen en bij het aantal mensen dat erin komt, waarbij je er ook weer uit kunt.
Dat zijn precies de vragen uit de keuzehulp. En als je nog niet weet in welke richting je zoekt, begin dan bij de vergelijking van de soorten.